Lorsque vous mettez en place UKG, on va vous poser beaucoup de questions.
Comment souhaitez-vous organiser votre processus de paie ? Comment faut-il configurer la gestion des temps ? Que doit-il se passer lorsqu’un collaborateur demande un congé ?
Et c’est tout à fait normal. Nous devons comprendre les besoins du client avant de configurer la solution.
Mais voilà le problème : et si le client ne connaissait pas toutes les possibilités qui s’offrent à lui ?
J’ai déjà vu des situations où un partenaire chargé de l’implémentation remet simplement un tableau Excel au client en lui disant : « Remplissez ce document avec vos besoins. »
Cela permet peut-être de gagner quelques heures. Mais le client sait-il vraiment quoi renseigner dans ce tableau ?
Alors, que devraient attendre les entreprises en matière d’accompagnement lors d’une implémentation ? D’après mon expérience, quatre aspects méritent une attention particulière.
Comprendre ce qu’il est possible de faire avec UKG
Prenons un exemple aussi simple qu’une demande de congé.
Vous demandez au client comment il souhaite organiser son processus de validation.
Mais peut-être ignore-t-il qu’il est possible de prévoir plusieurs niveaux de validation. Peut-être n’a-t-il pas envisagé les différentes façons de configurer ce processus.
Alors, comment peut-il vous expliquer ce qu’il souhaite ?
Il connaît son entreprise et ses processus. Mais cela ne signifie pas nécessairement qu’il connaît toutes les fonctionnalités d’UKG.
Prendre le temps de faire des choix éclairés
Les projets d’implémentation doivent respecter des délais et des budgets. Tout le monde cherche à être efficace.
Je peux prendre le temps d’expliquer les différentes options à un client et de l’aider à compléter son document de spécifications.
Ou je peux simplement lui envoyer un tableau Excel en lui demandant de le remplir lui-même.
La deuxième option permet de gagner du temps.
Mais que se passe-t-il si le client ne sait pas répondre aux questions ?
Il fait au mieux, en fonction de ce qu’il connaît.
Et cela peut entraîner une mauvaise expérience et, potentiellement, une solution qui ne répond pas pleinement à ses besoins.
Bénéficier de conseils, pas seulement d’une configuration
Pour moi, c’est là que le rôle du conseil prend toute son importance.
Il ne s’agit pas simplement de demander aux clients comment ils souhaitent organiser leurs processus de paie, de gestion des temps ou de validation, puis de configurer UKG en conséquence.
Il s’agit de les aider à comprendre ce que la plateforme permet de faire et comment ses fonctionnalités peuvent répondre aux besoins de leur entreprise.
On ne peut pas attendre de quelqu’un qu’il prenne une décision éclairée s’il ne connaît pas les différentes possibilités qui existent.
Impliquer dès le départ les équipes qui assureront le support UKG
Il y a un autre problème que j’ai déjà rencontré.
Parfois, les personnes qui devront assurer le support UKG ne sont impliquées que quelques semaines avant la mise en production.
Elles n’ont participé ni à la conception ni aux tests. Et soudain, elles doivent prendre en charge une solution sans comprendre pourquoi certaines décisions ont été prises.
C’est pourquoi il est important d’impliquer les futurs responsables de l’application dès la phase d’implémentation.
Êtes-vous suffisamment accompagné ?
Vous présente-t-on les différentes options disponibles ? Comprenez-vous pourquoi certains choix de configuration sont effectués ? Votre future équipe de support participe-t-elle aux discussions ?
Car il y a une différence entre livrer une solution configurée et aider un client à comprendre comment cette solution doit fonctionner pour son entreprise.
Et pour moi, c’est là que réside toute la valeur d’un bon accompagnement.