Lorsque nous parlons de technologies de gestion des effectifs, je pense qu’il est important de garder à l’esprit ce que nous cherchons réellement à accomplir.
Nous voulons que les collaborateurs connaissent leurs horaires de travail, qu’ils soient rémunérés correctement et qu’ils aient confiance dans les processus qui les concernent. Nous voulons également que les managers disposent des informations nécessaires pour gérer efficacement leurs équipes.
Ce que nous ne voulons pas, en revanche, c’est que les managers passent des heures chaque semaine à effectuer des tâches administratives courantes.
Leur rôle est de gérer leurs équipes et de veiller au bon fonctionnement de l’activité. La technologie doit les aider à le faire aussi efficacement que possible.
Quand les petites tâches s’accumulent
J’échangeais récemment avec un client dont les managers consacraient quelques heures chaque semaine au traitement des anomalies signalées par leur système de gestion des effectifs.
L’entreprise avait déployé UKG avec succès, mais à mesure que les équipes utilisaient la solution au quotidien, certaines possibilités d’amélioration des processus sont apparues.
Prenons un exemple aussi simple qu’un collaborateur arrivant avec une minute de retard.
Selon les règles configurées par l’entreprise, ce retard peut générer une anomalie nécessitant l’intervention d’un manager.
Imaginez maintenant que cette situation se répète pour des centaines, voire des milliers de collaborateurs.
Les managers peuvent rapidement se retrouver à consacrer un temps considérable à examiner des anomalies qui ne nécessitent pas toutes une intervention manuelle.
C’est là, selon moi, qu’il convient de se poser une question simple : chaque anomalie nécessite-t-elle réellement l’intervention d’un manager ?
Dans de nombreux cas, revoir les règles et identifier les possibilités d’automatisation permet de réduire les tâches administratives inutiles tout en maintenant les contrôles appropriés.
Tirer le meilleur parti des fonctionnalités existantes
Lors du déploiement, les entreprises prennent de nombreuses décisions concernant le fonctionnement de leurs processus de gestion des effectifs, en fonction de leurs politiques internes et de leurs besoins.
Ces décisions constituent un point de départ important. Mais une fois que les collaborateurs commencent à utiliser le système au quotidien, l’entreprise dispose d’informations précieuses sur le fonctionnement réel de ces processus.
Elle peut identifier les tâches auxquelles les managers consacrent leur temps, celles qui se répètent et les ajustements qui pourraient faciliter leur travail au quotidien.
Parfois, il ne s’agit pas d’introduire de nouvelles fonctionnalités, mais simplement de mieux exploiter celles qui existent déjà.
Plus de temps pour l’essentiel
Pour moi, une solution de gestion des effectifs doit avant tout être simple à utiliser pour les personnes qui s’en servent.
Les managers doivent pouvoir accomplir leurs tâches efficacement et consacrer davantage de temps à l’accompagnement de leurs équipes.
Chez Simms & Associates, dans le cadre de nos services de gestion applicative (Application Managed Services – AMS), nous aidons les entreprises à examiner leurs processus existants, à affiner leurs configurations et à tirer davantage de valeur de leur investissement dans UKG.
Car, en fin de compte, la valeur d’une technologie de gestion des effectifs ne se mesure pas au temps que les utilisateurs passent dans le système.
Elle se mesure au temps qu’elle leur permet de retrouver pour se concentrer sur l’essentiel.