Cuando hablamos de tecnología de gestión de personal, creo que es importante recordar qué queremos conseguir realmente.
Queremos que los empleados sepan cuándo tienen que trabajar, que reciban su salario correctamente y que confíen en los procesos que les afectan. Y queremos que los responsables de equipo dispongan de la información necesaria para gestionar a sus equipos de manera eficaz.
Lo que no queremos es que dediquen horas cada semana a tareas administrativas rutinarias.
Su trabajo consiste en gestionar personas y garantizar el buen funcionamiento del negocio. La tecnología debería ayudarles a hacerlo de la forma más eficiente posible.
Cuando las pequeñas tareas se acumulan
Hace poco estuve hablando con un cliente cuyos responsables de equipo dedicaban un par de horas a la semana a gestionar incidencias detectadas por su sistema de gestión de personal.
La organización había implantado UKG con éxito, pero, a medida que los equipos empezaron a utilizarlo en su día a día, identificaron oportunidades para mejorar determinados procesos.
Pensemos en algo tan sencillo como que un empleado llegue un minuto tarde.
Dependiendo de cómo haya configurado la organización sus reglas, ese retraso podría generar una incidencia que requiera la atención de un responsable.
Ahora imaginemos que esta situación se repite entre cientos o miles de empleados.
De repente, los responsables pueden encontrarse dedicando una cantidad considerable de tiempo a revisar incidencias que quizá no necesiten una intervención manual.
Y aquí es donde creo que merece la pena plantearse una pregunta sencilla: ¿Es realmente necesario que un responsable revise cada incidencia?
En muchos casos, revisar las reglas e identificar oportunidades de automatización puede ayudar a reducir las tareas administrativas innecesarias, manteniendo al mismo tiempo los controles adecuados.
Aprovechar al máximo las funcionalidades existentes
Durante la implantación, las organizaciones toman numerosas decisiones sobre cómo deben funcionar sus procesos de gestión de personal, basándose en sus políticas internas y necesidades.
Estas decisiones constituyen un punto de partida importante. Sin embargo, cuando las personas empiezan a utilizar el sistema a diario, se obtiene información muy valiosa sobre cómo funcionan realmente esos procesos.
Es posible identificar a qué tareas dedican más tiempo los responsables, cuáles se repiten y dónde podrían realizarse pequeños ajustes para facilitar el trabajo diario.
A veces, no se trata de incorporar nuevas funcionalidades, sino de aprovechar mejor las capacidades que ya están disponibles.
Más tiempo para lo que realmente importa
Para mí, un sistema de gestión de personal debe ser fácil de utilizar para quienes trabajan con él.
Los responsables deberían poder completar sus tareas de forma eficiente y volver a centrarse en apoyar a sus equipos.
En Simms & Associates, a través de nuestros servicios de gestión de aplicaciones (Application Managed Services, AMS), ayudamos a las organizaciones a revisar sus procesos existentes, optimizar sus configuraciones y sacar un mayor partido a su inversión en UKG.
Porque, en definitiva, el valor de una tecnología de gestión de personal no se mide por el tiempo que las personas pasan utilizando el sistema.
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