La mise en production de UKG n’est que le début. Votre organisation évolue, vos collaborateurs changent et, puisque UKG est une plateforme cloud, la technologie continue elle aussi d’évoluer.
Mais comment savoir si votre équipe interne pourrait bénéficier de services de gestion des applications (Application Management Services – AMS) ?
D’après mon expérience, voici cinq signes à surveiller.
1. Vous entendez régulièrement : « Ça ne fonctionne pas »
C’est souvent le premier signe.
Mais lorsqu’une personne affirme que le système ne fonctionne pas, la question que je pose est la suivante : est-ce réellement le système qui ne fonctionne pas, ou la solution n’est-elle tout simplement plus configurée pour répondre à vos besoins actuels ?
Vous pouvez également constater que vous effectuez fréquemment des modifications ou des corrections manuelles. Dans la mesure du possible, des processus tels que la gestion des temps ou la planification devraient fonctionner de manière autonome, avec les contrôles et les rapports appropriés en place.
Si les interventions manuelles font désormais partie des opérations quotidiennes, il est utile d’en comprendre la raison.
2. Les utilisateurs ne se souviennent plus de la manière d’utiliser le système
La formation ne peut pas être une action ponctuelle.
Certains collaborateurs partent, de nouveaux arrivent et même les managers expérimentés peuvent oublier des processus qu’ils n’utilisent pas régulièrement. Dans les secteurs où la rotation du personnel est élevée, ces connaissances peuvent se perdre particulièrement rapidement.
Je fais parfois la comparaison avec la conduite. Vous avez peut-être appris à conduire il y a plusieurs années, mais si vous empruntez rarement un chemin de terre, sauriez-vous immédiatement comment vous y prendre ?
Il en va de même pour UKG. La conduite du changement, la formation et le renforcement des connaissances doivent se poursuivre après la mise en production afin que chacun sache utiliser correctement la solution.
3. Les changements prennent trop de temps
Un autre signe à surveiller apparaît lorsque l’entreprise demande un changement et que, plusieurs mois plus tard, rien n’a encore été fait.
En général, je constate une combinaison de deux problèmes : « Je n’ai pas le temps » et « Je ne sais pas comment faire ».
Votre équipe sait peut-être ce qui doit changer, mais ne dispose pas des connaissances spécialisées nécessaires pour le mettre en œuvre. Elle peut aussi passer des heures à chercher la bonne ressource ou les bonnes informations sans trouver la réponse.
L’AMS lui permet de savoir vers qui se tourner lorsqu’elle se retrouve bloquée.
4. Votre backlog de tickets ne cesse de s’allonger
Si les tickets continuent d’arriver plus vite qu’ils ne sont résolus, il se peut tout simplement que vous ne disposiez pas de ressources suffisantes.
Une équipe interne composée d’une, deux ou trois personnes ne peut pas être experte dans tous les domaines de UKG. Avec l’AMS, vous n’êtes pas limité aux connaissances disponibles au sein de cette petite équipe. Vous avez accès à un groupe plus large de spécialistes capables de vous accompagner sur des besoins plus complexes.
Cette capacité supplémentaire peut contribuer à maîtriser la charge de travail et à réduire la pression exercée sur votre équipe interne.
5. Vous avez du mal à suivre tout ce que UKG peut offrir
UKG est une plateforme cloud : elle ne cesse donc pas d’évoluer.
De nouvelles fonctionnalités, des correctifs et de nouvelles possibilités sont régulièrement introduits. Pour une équipe interne, le défi consiste à trouver le temps d’examiner ces évolutions, de les comprendre et de déterminer lesquelles pourraient être utiles à l’entreprise.
Nous constatons souvent qu’un client essaie de résoudre un problème en s’appuyant sur ses connaissances actuelles, alors qu’une fonctionnalité plus récente pourrait simplifier le processus.
Passer de ces constats à l’action
L’AMS donne à votre équipe interne accès aux connaissances spécialisées et aux capacités supplémentaires dont elle a besoin pour que UKG continue de répondre aux besoins de l’entreprise, aujourd’hui comme demain, à mesure que les exigences, les collaborateurs et la plateforme elle-même évoluent.
C’est là, selon moi, que réside toute la valeur de l’AMS.
Il ne s’agit pas simplement de résoudre des tickets. Il s’agit de faire évoluer ensemble vos connaissances, vos équipes et votre plateforme UKG.
Vous reconnaissez certains de ces signes dans votre propre environnement UKG ? Échangez avec l’un de nos experts UKG pour découvrir comment nous pouvons accompagner votre équipe :