Après les premières périodes de paie, votre environnement UKG Pro Workforce Management devrait commencer à passer en mode de fonctionnement courant (BAU – Business as Usual). Il y aura toujours des améliorations à apporter, mais l’objectif devrait progressivement évoluer : il ne s’agit plus simplement de maintenir le système opérationnel, mais de l’optimiser.
Alors, comment savoir si cette transition n’a pas encore eu lieu ?
Voici ce que j’examine pour déterminer si une plateforme est toujours bloquée en mode « go-live » :
1. Vous devez encore accompagner constamment les utilisateurs
Si les collaborateurs et les managers ont encore régulièrement besoin d’aide pour effectuer des tâches quotidiennes, c’est qu’un élément mérite votre attention.Il peut s’agir de la formation, de la communication, de la conduite du changement ou de l’adoption par les utilisateurs. La configuration elle-même peut également être en cause.Quelle qu’en soit la raison, plusieurs mois après le go-live, votre équipe ne devrait pas avoir l’impression que tout le monde utilise encore le système pour la première fois.
2. Les mêmes questions reviennent sans cesse au support
« Comment faire cela ? »
« Pourquoi n’ai-je pas accès à cette fonctionnalité ? »
« Pourquoi est-ce arrivé ? »
Un volume élevé de demandes récurrentes auprès du support indique qu’il existe un point de friction. Plutôt que de répondre continuellement aux mêmes questions, cherchez à en identifier la cause.
3. Les managers passent des heures à administrer UKG
Les managers devraient consacrer leur temps à leurs équipes et à l’activité, et non passer des heures chaque semaine à gérer des exceptions inutiles.
J’ai vu des situations dans lesquelles des managers consacraient plusieurs heures par semaine au traitement des exceptions. Si 90 % d’entre elles peuvent être automatisées en toute sécurité, pourquoi demander aux managers de les traiter manuellement ?
L’objectif doit être simple : se connecter, faire ce qui doit être fait et passer à autre chose.
4. Des erreurs arrivent encore jusqu’à la paie
Les erreurs de paie constituent un autre signal d’alerte important.
Les collaborateurs devraient avoir suffisamment de visibilité sur leurs relevés de temps, leurs soldes et leurs informations pour identifier les problèmes avant qu’ils n’atteignent la paie. Si des erreurs nécessitent continuellement des corrections a posteriori, il faut identifier ce qui doit être corrigé en amont.
5. Vous continuez à corriger les problèmes au lieu d’améliorer le système
Lorsque UKG Pro WFM fonctionne efficacement, la conversation devrait commencer à évoluer. Au lieu de demander constamment « Qu’est-ce qui ne fonctionne pas ? », vous devriez vous demander : « Que pouvons-nous améliorer ? »
Cela signifie analyser les données, identifier les tendances, réduire les tâches administratives, améliorer l’adoption et rechercher des possibilités d’optimisation.
Le go-live n’est que le début
Je considère souvent que le go-live permet d’atteindre environ 80 % du potentiel de la solution. La valeur restante vient de ce que vous apprenez une fois que les utilisateurs commencent réellement à travailler avec le système.
C’est également à ce stade que l’AMS doit aller au-delà d’un simple support correctif. Il doit permettre d’identifier les problèmes récurrents, de recommander des améliorations et d’optimiser continuellement la manière dont la plateforme répond aux besoins de l’entreprise.
Si vous reconnaissez ces difficultés au sein de votre propre organisation, votre système est peut-être techniquement en production. Mais cela ne signifie pas nécessairement que vous avez réellement quitté le mode « go-live ».
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