Cuando estás implantando UKG, te van a hacer muchas preguntas.
¿Cómo quieres que funcione el proceso de nóminas? ¿Cómo debería configurarse el control horario? ¿Qué debería ocurrir cuando un empleado solicita vacaciones?
Y eso está bien. Necesitamos entender lo que quiere el cliente antes de configurar la solución.
Pero aquí viene el problema. ¿Y si el cliente no conoce realmente todas las opciones disponibles?
He visto situaciones en las que un partner de implantación entrega al cliente una hoja de Excel y le dice: «Rellena este documento con tus requisitos».
Puede que eso ahorre unas horas. Pero ¿sabe realmente el cliente qué información debe incluir en esa hoja?
Entonces, ¿qué deberían buscar las empresas en el asesoramiento que reciben durante una implantación? Según mi experiencia, hay cuatro aspectos que merece la pena tener en cuenta.
Entender qué se puede hacer con UKG
Pongamos un ejemplo tan sencillo como una solicitud de vacaciones.
Le preguntas al cliente cómo quiere que funcione el proceso de aprobación.
Pero puede que no sepa que es posible establecer varios niveles de aprobación. Quizá ni siquiera se haya planteado las distintas formas de configurar ese proceso.
Entonces, ¿cómo va a decirte lo que quiere?
Conoce su empresa y sus procesos. Pero eso no significa necesariamente que conozca todas las posibilidades que ofrece UKG.
Dedicar tiempo a tomar decisiones bien fundamentadas
Los proyectos de implantación tienen plazos y presupuestos. Todo el mundo quiere ser eficiente.
Puedo dedicar tiempo a un cliente, explicarle las distintas opciones y ayudarle a completar su documento de requisitos.
O puedo simplemente enviarle una hoja de Excel y pedirle que la rellene por su cuenta.
La segunda opción ahorra tiempo.
Pero ¿qué ocurre si el cliente no sabe cómo responder a esas preguntas?
Hace lo que puede con la información que tiene.
Y eso puede generar una mala experiencia y, potencialmente, una solución que no responda del todo a sus necesidades.
Recibir asesoramiento, no solo una configuración
Para mí, aquí es donde el asesoramiento cobra importancia.
No se trata simplemente de preguntar a los clientes cómo quieren que funcionen sus procesos de nóminas, control horario o aprobación y después configurar UKG en consecuencia.
Se trata de ayudarles a entender qué puede hacer la plataforma y cómo pueden adaptarse sus funcionalidades a las necesidades de su empresa.
No puedes esperar que alguien tome una decisión bien fundamentada sobre opciones que ni siquiera sabe que existen.
Implicar al futuro equipo de soporte de UKG
Hay otro problema que he visto en algunas ocasiones.
A veces, las personas que tendrán que encargarse del soporte de UKG se incorporan al proyecto apenas unas semanas antes de la puesta en marcha.
No han participado en el diseño ni en las pruebas. Y, de repente, tienen que hacerse responsables de una solución sin entender por qué se tomaron determinadas decisiones.
Por eso es importante implicar a los futuros responsables de la aplicación durante la implantación.
¿Estás recibiendo suficiente asesoramiento?
¿Te están explicando las distintas opciones disponibles? ¿Entiendes por qué se toman determinadas decisiones de configuración? ¿Está participando tu futuro equipo de soporte?
Porque hay una diferencia entre entregar una solución configurada y ayudar a un cliente a entender cómo debería funcionar esa solución para su empresa.
Y, para mí, ahí es donde un buen asesoramiento marca la diferencia.