Después de los primeros periodos de nómina, tu entorno de UKG Pro Workforce Management debería empezar a avanzar hacia un funcionamiento habitual (BAU, Business as Usual). Siempre habrá aspectos que mejorar, pero el foco debería pasar gradualmente de mantener el sistema en funcionamiento a optimizarlo.
Entonces, ¿cómo saber si ese cambio aún no se ha producido?
Esto es lo que suelo analizar para determinar si una plataforma sigue atascada en la fase de puesta en marcha:
1. Los usuarios siguen necesitando ayuda constante
Si los empleados y responsables siguen necesitando ayuda regularmente para realizar tareas cotidianas, hay algo que requiere atención.
Puede ser la formación. Puede ser la comunicación, la gestión del cambio o la adopción por parte de los usuarios. También podría deberse a la propia configuración.
Sea cual sea la causa, meses después de la puesta en marcha, tu equipo no debería seguir trabajando como si todo el mundo estuviera utilizando el sistema por primera vez.
2. Las mismas preguntas siguen llegando a soporte
«¿Cómo hago esto?»
«¿Por qué no puedo acceder?»
«¿Por qué ha pasado esto?»
Un volumen elevado de consultas repetitivas a soporte indica que existe algún punto de fricción. En lugar de responder continuamente a las mismas preguntas, hay que identificar qué las está causando.
3. Los responsables pasan horas administrando UKG
Los responsables deberían gestionar a las personas y el negocio, no pasar horas cada semana resolviendo excepciones innecesarias.
He visto situaciones en las que los responsables dedicaban un par de horas a la semana a gestionar excepciones. Si el 90 % de ellas puede automatizarse de forma segura, ¿por qué pedirles que las resuelvan manualmente?
El objetivo debería ser sencillo: entrar, hacer lo necesario y salir.
4. Los errores siguen llegando a nómina
Los errores de nómina son otra señal de alerta importante.
Los empleados deberían tener suficiente visibilidad sobre sus registros de tiempo, saldos e información para poder identificar los problemas antes de que lleguen a nómina. Si los errores requieren constantemente correcciones a posteriori, hay algo en los procesos previos que debe revisarse.
5. Sigues corrigiendo problemas en lugar de mejorar
Cuando UKG Pro WFM funciona de manera eficaz, la conversación debería empezar a cambiar. En lugar de preguntar constantemente «¿Qué está fallando?», deberías empezar a preguntarte: «¿Qué podemos mejorar?».
Esto significa analizar los datos, identificar patrones, reducir las tareas administrativas, mejorar la adopción y buscar oportunidades de optimización.
La puesta en marcha es solo el principio
Suelo pensar que la puesta en marcha te lleva aproximadamente al 80 % del camino. El valor restante llega a partir de lo que aprendes una vez que las personas empiezan a utilizar realmente el sistema.
También es aquí donde AMS debería ir más allá del soporte puramente reactivo. Debería ayudar a identificar problemas recurrentes, recomendar mejoras y optimizar continuamente la forma en que la plataforma responde a las necesidades del negocio.
Si reconoces estos desafíos en tu propia organización, es posible que técnicamente ya hayas puesto el sistema en marcha. Pero eso no significa necesariamente que hayas dejado atrás la fase de puesta en marcha.
Solicita un UKG Health Check gratuito y descubre dónde podría estar rindiendo mejor tu plataforma.