Blog21 mayo 2024

¿Procesos? ¿Qué Procesos?

Written by:

Christine Harper

Solution Architect

Todos hemos escuchado la presentación de ventas: «¡Este sistema automatizará todos sus procesos! ¡Resolverá todos sus problemas!» Y todos queremos creer que es cierto porque, seamos sinceros, si podemos hacer que un sistema realice las tareas aburridas del día a día, ¿quién no aprovecharía ese ahorro de costes?

Realidad vs. Teoría

Desafortunadamente, la realidad no siempre cumple con la teoría. ¿Por qué no? Porque los sistemas no funcionan de manera aislada, sino como una pieza en un entorno tecnológico más amplio. A menudo, cuando se implementan sistemas, las empresas no asignan recursos adecuados para documentar los procesos relacionados con este entorno tecnológico en cambio constante.

La Importancia de Entender los Procesos Actuales

Cada implementación exitosa de un sistema comienza con la comprensión y documentación de los procesos y prácticas actuales. ¿Qué sistemas están involucrados? ¿Quién realiza el trabajo? ¿Existen impactos aguas abajo si algo cambia? ¿Se utilizan procesos manuales? Cada una de estas preguntas, y las cientos de otras que deberían hacerse, son conocimientos básicos esenciales al avanzar en el diseño y construcción de una solución tecnológica. Cuanto más se sepa desde el principio, mejor y más eficiente puede ser la nueva solución tecnológica.

Planificación para Procesos Futuros

Hacer estas preguntas desde el principio también abrirá discusiones sobre cómo funcionarán los procesos en el futuro. ¿Qué sistema será la fuente de verdad para qué datos? ¿Quiénes estarán involucrados en los nuevos procesos? ¿Se necesita gestión del cambio para afianzar nuevas prácticas? ¿Documenta el nuevo proceso todos los impactos y efectos aguas abajo? ¿El nuevo sistema seguirá teniendo algunos procesos manuales?

La Realidad de los Procesos Manuales

Esta última pregunta a menudo sorprende a las empresas. Si una empresa está implementando un cambio tecnológico para ayudar a automatizar procesos, entonces no debería haber procesos manuales, ¿verdad? En un mundo perfecto, así sería. En la realidad, vivimos en un mundo donde cosas como la legislación gubernamental son redactadas por personas que no entienden las implicaciones prácticas de lo que se comprometen en papel. Los abogados no comprenden que su redacción en un contrato hace casi imposible la construcción de una solución tecnológica. Las comisiones, en su deseo de garantizar que los trabajadores sean pagados justamente, olvidan que las soluciones tecnológicas no son bandas elásticas que se pueden moldear de cualquier manera para cumplir. Estos factores, entre muchos otros, significan que casi siempre habrá procesos manuales.

El Papel Crucial de Documentar Procesos

Lo que nos lleva de vuelta al punto inicial: ¿por qué documentar procesos es una parte tan importante de la implementación de un sistema? Detrás de cada implementación exitosa de un sistema hay una gran cantidad de procesos bien pensados y documentados que fluyen a lo largo de todo el entorno tecnológico. Estos documentos tienen en cuenta el quién, qué, cuándo, por qué y cómo de todo el entorno. Todos saben lo que se espera de ellos y dónde encajan. Comenzar el desarrollo de estos documentos durante las fases de requisitos y construcción de una implementación ayudará a incrustar el nuevo sistema y comprender qué otros cambios pueden necesitarse en el entorno tecnológico en su conjunto. También dará a los usuarios del sistema tiempo para entender lo que se les pide cuando el nuevo sistema esté en funcionamiento.

Experiencia y Consejo de S&A

S&A a menudo es consultada por clientes sobre cuáles deberían ser las principales preocupaciones al implementar un nuevo sistema. Una respuesta casi universal es que una empresa necesita comprender cómo afectará un nuevo sistema a sus sistemas y configuración existentes, y que debe invertir tiempo y recursos en comprender sus procesos para que la implementación sea exitosa. Sin embargo, es un hecho universal que usualmente hay un presupuesto limitado para las implementaciones, y la documentación de procesos a menudo queda como algo pendiente.

Si bien S&A no siempre puede ayudar con el problema del presupuesto, podemos proporcionar asesoramiento experto y analistas comerciales para ayudar a los clientes con la documentación de sus procesos, ayudándoles a entender dónde han estado y hacia dónde van. Especialmente en el espacio de la Gestión de la Fuerza Laboral, es esencial comprender todos los aspectos del negocio. Los procesos pueden no ser la parte más «cool» de una implementación, pero ciertamente son una de las más importantes.

Contáctenos

Implementar un nuevo sistema puede ser un proceso complejo y desafiante, pero no tiene que hacerlo solo. En S&A, estamos aquí para ayudarlo en cada paso del camino. Nuestro equipo de asesores expertos y analistas comerciales puede ayudarlo a documentar sus procesos, comprender su entorno tecnológico y garantizar una implementación exitosa del sistema.

No deje que las complejidades de la documentación de procesos lo frenen. Contáctenos hoy mismo para obtener más información sobre cómo podemos apoyar las necesidades de su negocio y ayudarlo a alcanzar sus objetivos.

Permita que seamos su socio en la navegación hacia una implementación tecnológica fluida y eficiente. ¡Esperamos con ganas trabajar con usted!

Recursos relevantes

Ver todos los artículos
Blog Venta al por menor
Cómo las Soluciones de Gestión de la Fuerza Laboral Pueden Mejorar la Gestión de Empleados en el Sector Minorista
Blog Fabricación
Navegando por el Paisaje Laboral Moderno: Un Viaje de Autenticidad y Calidad
Blog General
Día Internacional de la Igualdad Salarial: Reduciendo la Brecha en la Fuerza Laboral a través de una Compensación Justa